Ärendehanteringssystem för effektivisering av administrativa processer

Ärendehanteringssystem översikt

Överblick över ärenden

Översiktsvyn ger dig direkt information om vilka ärenden du ansvarar för, när de förfaller och om de är försenade. Du kan även se vilken prioritet de har, deras status/deadline och om det inkommit några externa kundkonversationer.

ärendehanteringssystem support

Tilldela ärende till en grupp

Skapa egna supportgrupper och tilldela användare till de olika grupperna. När du tilldelar ett ärende till en grupp så skickas det ut en förfrågan till samtliga användare som ingår i den valda gruppen med förslag om att ta över ansvaret för det ärendet. Om företaget har flera kontor kan du skapa en grupp för varje kontor och bestämma vad de har tillåtelse att göra och vilken information de kan ta del av.

ärendestatus

 Ärendestatus, Prioritet & Typer

Alla organisationer har sina egna sätt att hantera och benämna ärenden. Därför kan du skapa egna ärendestatus, prioriteringar och typer som är anpassade till din verksamhet. Det gör att du får en bättre överblick och sortering av alla ärenden, vilket minskar risken för att ärenden hamnar på efterkälken.

ärenhatering arbetsrapport

Arbetsrapport, Dagbok & Filer

I arbetsrapporten noterar du utfört arbete, tider samt eventuella avvikelser. En smidig finess är möjligheten att automatiskt skapa fakturaunderlag direkt från arbetsrapporten. I den digitala dagboken noteras dagens påbörjade, pågående och avslutade arbeten. I dagboken kan du även registrera avvikelser och hinder samt knyta foton och dokument till aktuellt datum. Funktionen för att ladda upp ärendespecifika filer underlättar dokumenthanteringen för ärendet.

tidrapportering fakturering

Tidrapportering & Fakturering

Arbetade timmar och eventuella avvikelser rapporteras på ett smidigt sätt utan krångel. Du fyller endast i den arbetade tiden eftersom det mesta redan är förifyllt baserat på det aktuella ärendet. Du har möjlighet att automatiskt skapa fakturaunderlag när tidrapporteringen fylls i, vilket underlättar de administrativa sysslorna och minskar risken för missade fakturor.

Alla ärendets fakturaunderlag finns samlade i en egen vy för att lätt kunna granskas och godkännas av projektledare. De godkända fakturaunderlagen kan automatiskt skickas till ett faktureringsprogram, t ex Fortnox.

kundvård

Kundvård & Relationer

Bristande kommunikation och saknad information är oftast den största anledningen till att kunderna känner sig missnöjda. Med hjälp av ärendehanteringssystemet kan ni minska administrationen samtidigt som ni effektiviserar arbetssättet och kommunikationen med kunderna. Exempelvis kan ni skapa konversationer med era kunder direkt i systemet och följa upp olösta ärenden.

Lättanvänt & funktionellt ärendehanteringssystem

Ett ärendehanteringssystem förenklar och effektiviserar administrationsprocessen i ditt företag. Eftersom alla organisationer arbetar på sitt eget sätt med hanteringen av olika typer av ärenden, är WorkClouds ärendehanteringssystem mycket flexibelt för att enkelt kunna anpassas efter organisationens behov. Organisationernas storlek avgör hur många personer/avdelningar/processer som involveras i ärendehanteringen, vilket betyder att risken för kommunikationsproblem och andra kvalitetsbrister blir större i stora organisationer. WorkClouds ärendehanteringssystem minimerar dessa risker oavsett hur stor din organisation är.

Projektplanering ärendehantering med överblick

Fördelar med 
Ärendehantering

  • Övervakning & Uppföljning

  • Ökad Produktivitet

  • Ökad Servicekvalité

  • Processförbättringar

Behörigheter i WorkCloud

Som administratör i WorkCloud har du total kontroll över alla behörigheter för alla användare i alla moduler. Du kan även skapa behörighetsgrupper för att snabba upp administrationen.

I en smidig vy väljer du vilka moduler användaren har tillgång till och kan på en ytterst detaljerad nivå välja vilka behörigheter denne har i varje modul. Samma sak kan du göra med behörighetsgrupper, till vilken du kopplar användare, för att få en enklare hantering av stora mängder inställningar och eller användare.

Sammankopplade moduler i WorkCloud

Spara tid och minska risken för administrativa misstag med våra sammankopplade moduler. Exempelvis kan du tidrapportera och skapa fakturaunderlag direkt från alla moduler, och från projekt kan du direkt skapa ärenden och arbetsordrar. Detta är bara ett fåtal av alla praktiska sammankopplingar vi har i WorkCloud för att underlätta det administrativa arbetsflödet.

Ärendehanterings­system

Exempel på användningsområden

Kundtjänst
Service & Support
Inköp
Reklamationsarbete
Incidenthantering
Förbättringsarbete
HR & Rekrytering
Uppföljningar

Hör av dig till oss så visar vi hur WorkCloud Ärendehantering förenklar vardagen för dig och dina medarbetare!

IT-PARTNER

Vår målsättning är att våra kunder bara ska behöva en leverantör när det gäller IT. Fokusera på det ni gör bäst och låt oss ta hand om din drift & support av IT.

WEBBYRÅ

Vi har rätt verktyg, god erfarenhet, bra strategier och det personliga engagemanget för att digitalt underlätta din vardag till max!