Sökmotoroptimering SEO e-handel
Sökmotoroptimering (SEO) för e-handel
13 juli, 2018
php-utvecklare västerås
Bluescreen söker systemutvecklare – PHP
29 januari, 2019
Visa alla

Elektronisk personalliggare

Elektronisk personalliggare

Elektronisk eller manuell personalliggare?

Hur fungerar personalliggare och vad ska antecknas?

Innan den 1 juli 2018 var endast de som bedrev verksamhet inom bygg-, frisör-, restaurang- och tvätteribranschen skyldiga att föra personalliggare. Från och med den 1 juli 2018 blev även verksamheter inom fordonsservice, kropps- och skönhetsvård samt livsmedels- och tobaksgrosshandel skyldiga att föra personalliggare och numera ingår frisörverksamhet i kropps- och skönhetsvård.

Personalliggare fungerar som en förteckning över vilka som är verksamma i en verksamhet vid specifika tidpunkter. Med verksamma avses personer som på något sätt utför arbete i verksamheten som är av betydelse för verksamhetens arbetskraftsbehov, såsom anställda, praktikanter, personer som hyrs in från bemanningsföretag samt även familj, vänner eller släktingar som hjälper till utan ersättning. Är arbetsinsatsen obetydlig för verksamheten ska personen dock inte anses vara verksam.

Vid bedömningen av om någon ska anses vara verksam eller inte, kan vägledning hämtas ur Skatteverkets ställningstagande (”Personalliggare i verksamhetslokaler – begreppet verksam”). I detta ställningstagande framgår det bland annat att man vid bedömningen kan ta hänsyn till om personen i fråga

  • har tillträde till delar av lokalen som annars inte är tillgängliga för allmänheten,
  • genom sin klädsel visar att han eller hon tillhör personalen, eller
  • har befogenhet att ta upp beställningar, betalning eller liknande.

 

Det som ska antecknas i personalliggaren är…

  1. näringsidkarens namn och personnummer eller organisationsnummer (alternativt samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer),
  2. namn och personnummer (alternativt samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer) för personer som är verksamma i näringsverksamheten, samt
  3. tidpunkten då respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas.

Andra uppgifter än de som ska föras in i personalliggaren får antecknas under förutsättning att dessa inte försvårar Skatteverkets kontroll.

 

Elektronisk eller manuell personalliggare?

En personalliggare kan föras såväl manuellt som elektroniskt. Verksamheter inom samtliga ovannämnda branscher förutom byggbranschen kan välja huruvida personalliggaren ska vara manuell eller elektronisk. För verksamheter inom byggbranschen finns det ett krav på att liggaren ska föras elektroniskt.

 

Manuell personalliggare

I det fall en verksamhet väljer att föra en manuell personalliggare ska denna vara bunden till sin form samt ha förnumrerade sidor. För att uppfylla Skatteverkets krav är alltså en bok att föredra framför lösa papper eller spiralblock.

Den manuella personalliggaren ska dessutom föras på så sätt att skriften är beständig samt att det går att se alla eventuella ändringar. Det är alltså inte rekommenderat att anteckna nödvändiga uppgifter med en penna vars skrift går att sudda ut på något sätt. I det fall en uppgift är felaktig och behöver ändras föredrar Skatteverket att denna stryks över med ett streck. Dessutom ska du anteckna vid vilken tidpunkt eventuell rättelse sker och vem som gör rättelsen.

Läs mer om godkända personalliggare under rubriken Godkänd personalliggare enligt Skatteverkets krav.

 

Elektronisk personalliggare

För en verksamhet av det mindre slaget med få anställda kan en manuell personalliggare ses som ett enkelt alternativ, men med tanke på dataskyddslagstiftningens krav på säkerhet och i takt med teknologins utveckling bör den elektroniska personalliggaren bli det enklare alternativet.

Fördelen med en elektronisk personalliggare är bland annat att det finns möjlighet att ha den som en molntjänst som alltid finns tillgänglig för den som behöver komma åt den. Dessutom finns möjligheten att välja en personalliggare med exempelvis automatisk ifyllnad av identitetsuppgifter och andra uppgifter, samt funktion för automatisk förstöring av uppgifter efter ett visst antal år (läs mer om hur länge uppgifterna måste sparas under rubriken Godkänd personalliggare enligt Skatteverkets krav.

I vårt webbaserade affärssystem WorkCloud finns det en modul för tidregistrering, Timevilken har en inbyggd personalliggare som är tillgänglig för in- och utstämpling samt administrering dygnet runt och överallt. Personalliggaren i Time är byggd efter Skatteverkets regelverk och kan användas utan ID06 för byggbranschen.

Läs mer om godkända personalliggare under rubriken Godkänd personalliggare enligt Skatteverkets krav.

 

Finns det några undantag från att föra personalliggare?

Skyldigheten att föra personalliggare gäller inte för enskild näringsverksamhet och fåmansföretag/-handelsbolag där endast näringsidkaren eller företagsledaren, dennes make/maka, sambo eller barn under 16 år är verksamma.

Så fort det finns andra verksamma än dig och dina närstående försvinner dock undantaget och personalliggare ska därmed föras.

OBS! Ovanstående gäller endast för verksamheter som inte utgör byggverksamhet. För byggverksamheter finns det andra undantag från att föra personalliggare (läs mer under rubriken Personalliggare bygg).

 

Vilka regler gäller i annat fall för make/maka, sambo och barn under 16 år?

Innan den 1 juli 2018 var make/maka, sambo och barn under 16 år helt undantagna från att antecknas i personalliggaren. Numera ska såväl du själv som näringsidkare som dina familjemedlemmar antecknas i personalliggaren, under förutsättning att det även finns andra verksamma.

 

Godkänd personalliggare enligt Skatteverkets krav

Utöver den information som framgår ovan finns det vissa kriterier som måste vara uppfyllda för att en personalliggare ska anses vara godkänd enligt Skatteverket. Om det finns brister i hanteringen av de bevarade uppgifterna kan en kontrollavgift tas ut vid kontroll av Skatteverket.

Generella krav som gäller för såväl den manuella som den elektroniska personalliggaren är följande:

  • Sifferuppgifter ska anges med användande av tecknen 0-9.
  • Annan text än namn och sifferuppgifter ska avfattas på svenska.
  • Alla ändringar ska vara synliga vid kontrollbesök av Skatteverket, vilket ställer krav på att uppgifter inte kan utplånas helt eller på annat sätt göras oläsliga.
  • Alla dokumenterade uppgifter i personalliggaren, inklusive rättelselogg, ska sparas hela beskattningsåret plus två (2) år.

Skatteverket om elektroniska personalliggare i byggbranschen:
”Vid kontrollbesök ska personalliggaren vara tillgänglig för Skatteverket. Ett sätt att göra detta är att exportera innehållet från personalliggaren till en XML-fil enligt det XML-schema som beskrivs på denna sida.”

Den elektroniska personalliggaren i WorkCloud – Time är byggd efter Skatteverkets regelverk och utvecklad så att uppgifter från personalliggare i byggverksamheter går att exportera till en sådan fil som Skatteverket beskrivit på sin hemsida. Läs mer om Times elektroniska personalliggare här.

Mer information om regler för personalliggare i byggbranschen finns nedan.

 

Personalliggare bygg

Som framgår ovan finns det ett krav på att personalliggaren ska föras elektroniskt i byggverksamhet.

Byggherren är den som är skyldig att tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen, medan de som bedriver byggverksamheten (entreprenörerna) är skyldiga att föra personalliggaren.

Byggherrens ansvar för personalliggare kan överlåtas till en generalentreprenör/totalentreprenör och då ska överlåtelsen avse hela ansvaret för personalliggaren. Avtalet ska dessutom vara skriftligt och göras före anmälan av byggarbetsplats.

Den som ska tillhandahålla utrustningen behöver inte äga denna, men utrustningen kan inte anses tillhandahållen förrän den tekniska utrustningen (hårdvaran) inklusive programvaran (mjukvaran) finns tillgänglig för dem som bedriver byggverksamheten. Den som tillhandahåller utrustning ska även tänka på att anmäla sig till Skatteverket för registrering innan byggverksamheten på byggarbetsplatsen påbörjas, så att Skatteverket vet var och när byggarbetet äger rum.

Entreprenören bär ansvaret för att aktivt medverka till att verksamma personer i näringsverksamheten faktiskt registrerar sin närvaro i personalliggaren.

 

 

Undantag i byggbranschen

En byggherre är inte skyldig att tillhandahålla utrustning för personalliggare eller anmäla byggverksamheten till Skatteverket om

  • den sammanlagda kostnaden för byggarbetet antas understiga fyra prisbasbelopp, eller om
  • byggherren är en fysisk person som inte i näringsverksamhet utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten.

Ovanstående innebär alltså undantag för vissa byggverksamheter från att föra personalliggare.

Här kan du läsa mer om elektroniska personalliggare i byggbranschen.
Här kan du läsa mer om undantag från att föra personalliggare i byggbranschen.

 

Restaurang, frisör, tvätteri, fordonsservice, livsmedels- & tobaksgrossister, kropps- & skönhetsvård

För att avgöra om en verksamhet omfattas av skyldigheten att föra personalliggare kan vägledning hämtas ur Statistiska Centralbyråns Standard för svensk näringsgrensindelning (SNI). Nedanstående texter är baserade på SNI 2007, samt Skatteverkets vägledning för personalliggare i vissa branscher.

 

Restaurang

Näringsverksamheter som faller under denna kategori är de som avser restaurang, pizzabutik och annat avhämtningsställe, gatukök med eller utan sittplatser, barer och kaféer, personalmatsal, catering och centralkök, m.m.

Avgörande är att måltider erbjuds som är avsedda att ätas omedelbart, inte vilken typ av anläggning som erbjuder dem.

Tvätteri

Tvätteriverksamhet omfattar rengöring av textilier eller jämförbara material samt sådan uthyrning, färgning, lagning eller ändring av textilier eller jämförbara material som sker i samband med näringsverksamheten.

Fordonsservice

Denna kategori avser verksamheter som arbetar med underhåll och reparation av motordrivna fordon, t ex reparationer, lackering, tvätt, glasarbeten, rekonditionering, hjulskifte och däckservice.

Livsmedels- & tobaksgrossister

I denna kategori omfattas partihandel med livsmedel, dagligvaror, drycker och tobak. Producenter och liknande omfattas inte, utan partihandel syftar till verksamheter som arbetar med vidareförsäljning av varor till andra än konsumenter samt anskaffning, enklare bearbetning, förpackning, innehav och leverans av varor i samband med sådan verksamhet.

Närmare vägledning om dessa verksamheter SNI-koderna 46210 och 46310–46390 kan ge vägledning när det gäller livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet.

Kropps- & skönhetsvård

Denna kategori omfattar verksamheter som erbjuder behandling av en persons kropp eller omsorg om en persons yttre (hudvård, manikyr, pedikyr, massage, sminkning, tandblekning, tatuering och piercing, solarier och solsprayning). Här ingår även frisörverksamhet från och med den 1 juli 2018, vilket innefattar hårtvätt, klippning, läggning, färgning, toning, permanentning, rakpermanentning och liknande hårvård för män och kvinnor, vaxning, rakning och skäggvård.

Medicinskt betingade åtgärder, kirurgiska ingrepp och injektionsbehandlingar omfattas inte.

Blandad verksamhet

Bedriver du flera olika verksamheter i samma lokal, varav en eller flera av dessa omfattas av skyldigheten att föra personalliggare? I detta fall bedriver du blandad verksamhet och måste i så fall fastställa i vilken omfattning de olika verksamheterna bedrivs.

Om den eller de verksamheter som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare endast utgör 25 % eller mindre av omsättningen behöver nämligen ingen personalliggare föras. Detta förutsätter alltså att resterande 75 % eller mer av omsättningen utgörs av annan verksamhet som inte omfattas av skyldigheten att föra personalliggare. I det fall du kommer fram till att personalliggare ska föras, ska alla i verksamhetslokalen antecknas i personalliggaren trots att alla inte är verksamma i just den verksamhet som är skyldig att föra personalliggare.

 

Arbete på annan plats än i den ordinarie verksamhetslokalen

Om du varaktigt jobbar på en annan plats än den ordinarie verksamhetslokalen ska du ha med dig en personalliggare. I det fall du arbetar halva arbetspasset i en annan verksamhetslokal ska du skriva ut dig ur den första verksamhetslokalen och skriva in dig i den andra. Kortare avvikelser under ett arbetspass ska inte utgöra grund för ut-/inskrivning. Till kortare avvikelser räknas såväl korta pauser som lunchpauser.

I det fall du påbörjar ett arbetspass i en lokal och sedan förflyttar dig mellan olika verksamhetslokaler behöver du inte skriva ut dig respektive in dig i de olika verksamhetslokalerna. I detta fall skriver du istället in dig i personalliggaren i den första lokalen som du påbörjar ditt arbetspass och sedan skriver du ut dig i personalliggaren i den sista lokalen som du avslutar ditt arbetspass.

Enligt Skatteverket läggs större vikt vid att identifikationsuppgifterna för alla verksamma är dokumenterade i av näringsverksamhetens personalliggare än vid vilken personalliggare de verksammas uppgifter är dokumenterade i.

Mer om arbete på annan plats än i den ordinarie verksamhetslokalen kan du läsa i Skatteverkets rättsliga vägledning.

 

Skatteverket gör besök

Skatteverket gör oannonserade besök hos verksamheter som är skyldiga att föra personalliggare för att kontrollera om de följer regelverket för personalliggare.

Kontrollavgifter

En kontrollavgift tas ut av Skatteverket om den som är skyldig att föra personalliggare eller tillhandahålla utrustning för elektronisk personalliggare inte fullgör sin skyldighet, inte håller personalliggaren tillgänglig i verksamhetslokalen/på byggarbetsplatsen, inte har lämnat uppgift om när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas.

Skatteverket kan således ta ut en kontrollavgift för följande:

  • Företag som saknar personalliggare
  • Bristfälliga personalliggare
  • Om uppgifterna i personalliggaren inte har sparats enligt regeln om 2 år (se ovan under rubriken Godkänd personalliggare enligt Skatteverkets krav)
  • Ofullständiga/felaktiga uppgifter i personalliggaren
  • Otillgänglig personalliggare

I VÅRT WEBBASERADE AFFÄRSSYSTEM

WORKCLOUD

HAR VI UTVECKLAT 

PERSONALLIGGAREN I TIME

– EN PERSONALLIGGARE UTVECKLAD I ENLIGHET MED SKATTEVERKETS KRAV!

Nyhetsbrev