Projektverktyg för effektivare projekthantering

Projektplanering ärendehantering med överblick

Projektplanering med överblick

Tidslinjen ger dig en smidig helhetsöverblick över alla projekt och deras delprojekt och enskilda uppgifter, med status, start- och slutdatum. Du kan på ett enkelt sätt redigera delprojekt & uppgifter direkt från översiktsvyn utan att behöva lämna den.

Skapa projekt

Skapa projekt & sätt upp mål

När du skapar ett projekt lägger du till en kund och kontaktperson från kundregistret och eventuell slutkund. Därefter väljer du projektledare, projektansvarig, typ av projekt, budget samt deadline. Om du har återkommande typer av projekt finns möjligheten att skapa projektmallar som du enkelt läser in när nya projekt skapas. Till varje projekt och delprojekt kan du ladda upp relevanta filer; t ex ritningar, foton, scheman.

Projektöversikt

Få koll på helheten

Skapa delprojekt, de olika uppgifterna som tillhör dem och tilldela delprojektsansvarig och delprojektsdeltagare. Medan ditt team fokuserar på sitt arbete så har du full koll på helheten genom att följa upp förbrukad tid, status och teamets framgångar.

arbetsorder-ärendehantering

Arbetsorder & Ärendehantering

Du skapar enkelt arbetsordrar och ärenden som innehåller all information som den som ska utföra arbetet behöver. Arbetsordern har en lättöverskådlig vy där all viktig information presenteras på ett enkelt och tydligt vis. Bifoga de filer arbetet behöver, t ex materialspecar, ritningar och arbetsinstruktioner.

Den som utför arbetet kan fylla i en arbetsrapport alltefter arbetets fortskridande, vilket ger dig som administratör en utmärkt överblick över de arbeten som utförs. Du ser enkelt hur långt de pågående arbetena har kommit och vilka som är avslutade eller ännu inte påbörjade.

Tidrapportering och projektdagbok

Tidrapportering & Projektdagbok

Rapportera arbetade timmar och eventuella avvikelser på ett smidigt sätt utan krångel. Du behöver bara fylla i tiden eftersom det mesta redan är förifyllt baserat på det aktuella projektet. Du har möjlighet att automatiska skapa fakturaunderlag när du fyller i tidrapporteringen, vilket underlättar de administrativa sysslorna och minskar risken för missade fakturor.

Med den digitala dagboken kan du rapportera dagens påbörjade, pågående och avslutade arbeten samt registrera avvikelser/hinder. Du kan även knyta foton och andra filer till aktuellt datum för att få en komplett dokumentationen. Skulle det uppstå extra kostnader kan du lägga till dem direkt i dagboken.

samarbetspartner i projektverktyg

Externa samarbetspartner

Om det finns externa samarbetspartners kopplade till ett delprojekt kan ni bjuda in dem till projekthantering i Workcloud genom att ställa en förfrågan som de enkelt kan svara på via en länk som mailas ut. Då kan ni och samarbetspartnern kommunicera med varandra och med slutkunden på ett effektivt sätt och vara säkra på att alla får den information de ska få, dessutom finns alla konversationer sparade för framtida referens. En ytterligare fördel är att det blir enkelt att dela alla slags filer.

Med hjälp av behörighetsgrupper ställer ni själva in vilken information era samarbetspartners och kunder får ta del av och vilka de kan kommunicera direkt med.

Enkelt 
projektverktyg 
för smartare 
projektplanering

  • Planera projekt

  • Skapa projekt från offert

  • Budget & Extra kostnader (ÄTA)

  • Dokument

  • Arbetsorder & Ärendehantering

  • Fakturaunderlag direkt från projekt

  • Bjud in externa samarbetspartners

  • Rapportera tider & avvikelser

  • Projektdagbok

  • Egna projektstatus & checklistor

Projektfakturering & Extra kostnader (ÄTA)

Projektfaktureringen i Workcloud är enkel och lätthanterlig. Alla projektets fakturaunderlag, som kan skapas direkt från arbetsordrar, ärenden, servicar osv, finns samlade i en egen vy för att lätt kunna granskas och godkännas av projektledare.

Ibland uppstår det situationer i projekten som inte är medräknade i budgeten. Dessa extra kostnader (ÄTA) hanteras genom att du skapar en förfrågan som systemet skickar till kunden, vilken i sin tur kan godkänna extrakostnaden direkt i systemt.

Den smidiga översiktsvyn visar projektets totala och resterande budget, summan av godkända extrakostnader och hur mycket som är kvar att fakturera. Det ger dig en snabb och enkel överblick av projektets ekonomi.

När du fakturerar kan du givetvis själv hantera de godkända fakturorna, men du kan också använda dig av Workclouds integration med olika faktureringsprogram, t ex Fortnox. Denna integration gör att systemet automatiskt skickar fakturorna till faktureringsprogrammet när de godkänts.

Arbetsorder, arbetsordersystem

Projekthantering för bättre planering

Ett projektverktyg förenklar och effektiviserar planeringen av dina projekt. Alla organisationer arbetar på sitt sätt med projektledning. Ju större organisationen är desto fler personer/avdelningar/processer involveras och risken för kommunikationsproblem och andra kvalitetsbrister ökar.

Projekthantering

Exempel på branscher & användningsområden

Byggföretag
Tjänsteföretag
HR & Rekrytering
Installatörer
Arkitekter
Konstruktörer
Entrepenörer
Konsultbolag

Behörigheter i WorkCloud

Som administratör i WorkCloud har du total kontroll över alla behörigheter för alla användare i alla moduler. Du kan även skapa behörighetsgrupper för att snabba upp administrationen.

I en smidig vy väljer du vilka moduler användaren har tillgång till och kan på en ytterst detaljerad nivå välja vilka behörigheter denne har i varje modul. Samma sak kan du göra med behörighetsgrupper, till vilken du kopplar användare, för att få en enklare hantering av stora mängder inställningar och eller användare.

Sammankopplade moduler i WorkCloud

Spara tid och minska risken för administrativa misstag med våra sammankopplade moduler. Exempelvis kan du tidrapportera och skapa fakturaunderlag direkt från alla moduler, och från projekt kan du direkt skapa ärenden och arbetsordrar. Detta är bara ett fåtal av alla praktiska sammankopplingar vi har i WorkCloud för att underlätta det administrativa arbetsflödet.

Hör av dig till oss så visar vi hur WorkCloud Projektverktyg förenklar vardagen för dig och dina medarbetare!

IT-PARTNER

Vår målsättning är att våra kunder bara ska behöva en leverantör när det gäller IT. Fokusera på det ni gör bäst och låt oss ta hand om din drift & support av IT.

WEBBYRÅ

Vi har rätt verktyg, god erfarenhet, bra strategier och det personliga engagemanget för att digitalt underlätta din vardag till max!