Menu

Arbetsorder

Skapa arbetsorder med arbetsbeskrivning, checklistor, fullständig information om kunden, slutkunden, ordermärkningar och inkludera produkter & tjänster samt ladda upp kundspecifika filer.

Planeringskalender

Översiktskalendern ger dig en smidig helhets­överblick över alla anställda och deras kalender samt enskilda aktiviteter. Det finns två olika typer av filtreringsmöjligheter: Användare och grupper. Med filtret för användare kan du välja att se de inplanerade arbetsordrarna för en eller flera specifika användare. Gruppfiltret fungerar som det för användare, med skillnaden att du enkelt kan se vilka grupper som har arbetsordrar inplanerade. Grupperna kan du skapa själv efter hur ditt företag är organiserat.

Workcloud-arbetsorder-planeringskalender
Workcloud-arbetsorder-resurser

Fördelning av resurser

I WorkCloud arbetsorder är det enkelt att planera in flera resurser under en och samma arbetsorder. Välj vilka anställda som ska vara deltagare, tilldela dem uppgifter och utse vem som ska vara ansvarig. Du kan självklart ange olika start- och sluttider för varje deltagare och uppgift. När du skriver in kundinformationen kan du även välja om det ska finnas en slutkund.

Checklistor, Status & Typer

Skapa checklistor, tilldela deltagarna i arbetsordern checklistorna och ange deadline. Möjligheten att skapa mallar för checklistorna ger en smidigare hantering och minskar tidsåtgången för administration. Med checklistor eliminerar ni risken för att glömma bort en uppgift och därmed missa en deadline, vilken i längden leder till nöjdare kunder.

Du kan skapa egna typer och anpassad arbetsstatus som är relevanta för administrationen i ditt företag. Det ger dig en bättre översikt och sortering av arbetsordrarna.

workcloud-arbetsorder-uppgifter-status

Enklare hantering
Mindre administration

  • Bättre planering & Resurshantering
  • Koll på arbetstimmar
  • Koll på materialåtgång
  • Arbetsrapporter & Checklistor
wc-arbetsrapport-filer

Arbetsrapport, Dagbok & Filer

I arbetsrapporten skriver du in utfört arbete, tider samt eventuella avvikelser. En smidig finess är möjligheten att automatiskt skapa fakturaunderlag direkt från arbetsrapporten. I den digitala dagboken noteras dagens påbörjade, pågående och avslutade arbeten. I dagboken kan du även registrera avvikelser och hinder samt knyta foton och dokument till aktuellt datum. Om det finns filer som är specifika för arbetsordern kan du ladda upp dem till arbetsordern för att underlätta dokumenthanteringen.

Godkännande av bokad tid

När en tid har valts för arbetsordern att utföras finns det möjlighet att skicka en förfrågan till kund om bokad tid. Kunden får ett mail med en länk till förfrågan och har där möjlighet att acceptera eller neka tiden, samt lämna en kommentar som kan vara av vikt för den som ska utföra arbetet ifråga.

workcloud-arbetsorder-forfragan-godkand
wc-tidrapportering-fakturering

Tidrapportering & Fakturering

Arbetade timmar och eventuella avvikelser rapporteras på ett smidigt sätt utan krångel. Du fyller endast i tiderna eftersom det mesta redan är förifyllt baserat på den aktuella arbetsordern. Dessutom finns möjlighet att automatiskt skapa fakturaunderlag när tidrapporten fylls i, vilket underlättar de administrativa sysslorna och minskar risken för missade fakturor.

Funktionellt arbetsordersystem utan krångel

WorkCloud arbetsordersystem förenklar och effektiviserar ditt företags administration- och fördelningsprocess. Du kan på ett enkelt sätt hålla koll på vilket arbete som ska utföras, vem som ska utföra det och när det ska utföras. Skapa checklistor, ladda upp dokument, efterkontroll och arbetsrapporter. All historik över kundernas arbetsordrar sparas och finns alltid tillgänglig om du skulle behöva kolla upp något vid ett senare tillfälle.

Fakturering & Extra kostnader (ÄTA)

Alla fakturaunderlag som hör till arbetsordern finns samlade i en egen vy för att underlätta granskning och godkännande. Eventuella extrakostnader (ÄTA) hanteras smidigt genom att du skapar en förfrågan som systemet skickar till kunden, vilken i sin tur kan godkänna extrakostnaden direkt i systemet. När du fakturerar kan du givetvis själv hantera de godkända fakturorna, men du kan också använda dig av Workclouds integration med olika faktureringsprogram, t ex Fortnox. Denna integration gör att systemet automatiskt skickar fakturorna till faktureringsprogrammet när de godkänts.

Händelselogg & intern kommentarsfunktion

I händelseloggen kan du hålla koll på vad som händer i exempelvis ett ärende, service eller projekt utan att behöva leta efter informationen. Den visar nämligen varje händelse som ägt rum i modulen i fråga. Behöver du exempelvis information från någon kollega kan du tagga denna och skriva en kommentar via den interna kommentarsfunktionen. Kommentarer syns också i händelseloggen.

workcloud-handelselogg-kommentarer

Kundvård & relationer

Med hjälp av WorkCloud kan ni effektivisera ert arbetssätt, era samarbeten och kommunikationen med kunder och samarbetspartners. Ett sätt att minska administrationen är till exempel att era kunder loggar in på Kundportalen i WorkCloud där de själva kan lägga upp ärenden och se status på ärenden som ni valt att visa i kundportalen.

Enligt undersökning lägger vi cirka 30 minuter eller mer på att leta information – varje dag. Det blir nästan 3 veckor på ett år! Har du råd med det?

bli-uppringd-popup-iphone

Bli uppringd

Kontakta oss

Kom ihåg att inte uppge några känsliga personuppgifter som t.ex. personnummer eller lösenord m.m. För mer information se vår integritetspolicy.
kontakta-oss-popup

Telefon

Mail

Fjärrsupport

  • Vid val av FJÄRRSUPPORT laddas vårt program för fjärrsupport ned på din enhet.