GDPR-funktioner

Du anpassar enkelt WorkCloud så att det automatiskt hanterar GDPR efter din organisations behov och krav. Du får också en sökbar överblick över var alla personuppgifter finns i hela systemet.

Tvåfaktorsautentisering

Funktionen för tvåfaktorsautentisering finns under ”Inställningar > Tvåfaktorsautentisering”. Observera att denna funktion kräver att SMS-utskick är aktiverade, vilket vi hjälper dig med.

Vilka olika delar av systemet kan tvåfaktorsautentisering aktiveras för?

1. Användare – inloggning från ny enhet
2. Användare – återställning av lösenord
3. Kundportal – inloggning från ny enhet
4. Kundportal – återställning av lösenord
5. Kundkonversationer, gäller både:
– Första gången kunden kommer till portalen och måste välja lösenord
– Lösenordsåterställning
6. Extrakostnader, gäller enbart:
– SMS-autentisering
7. Betalplaner, gäller enbart:
– SMS-autentisering
8. Offerthantering, gäller enbart:
– SMS-autentisering
9. GDPR-inventering, gäller enbart:
– SMS-autentisering

Hur fungerar tvåfaktorsautentiseringen?

Vi skickar i första hand SMS till mobilnummer, sedan privat telefon och sist jobbtelefon.

Om personen som ska logga in inte har ett telefonnummer kommer denne att mötas av text som säger att telefonnumret inte finns och att de ska kontakta administratör för att kunna logga in.

För privatkunder åtgärdas detta genom att redigera kundkortet.
För kontaktpersoner åtgärdas detta genom att gå in på kundkortet och redigera kontaktpersonen.
För anställda åtgärdas detta genom att gå in på inställningar och redigera den anställde.

För att avgöra om det sker inloggning på en ny enhet lagras en COOKIE i webbläsaren i upp till ett år från och med första gången inloggning skedde på enheten med tvåfaktorsautentisering. COOKIEN innehåller ingen spårbar information, utan används uteslutande till att göra enheten unik.

Om en person rensar webbläsarhistorik och rensar COOKIES kommer all tvåfaktorsautentisering ske på nytt.

Om en person återställer sitt lösenord raderas alla enheter den personen lagrat att den loggat in på och all tvåfaktorsautentisering sker på nytt för den användaren.

Personsökning

Under ”Inställningar > GDPR > Sökning av uppgifter” går det att söka på olika personuppgifter och få fram var dessa uppgifter finns lagrade (i t.ex. ärenden, arbetsordrar, projekt, osv.).

Exempel på ställen där en uppgift kan förekomma

WORKCLOUD

Att göra lista
Arbetsrapport / Kommentar
Versionshantering
Kundkonversationer
Konversation samarbetspartner
Händelser
Kundregister
Offerthantering
Ärendehantering
Arbetsorder
Order
Projekt
Avtal
Möten

TIME

Utlägg
Tidrapporter
Schema

GDPR

Kontaktpersoner
Inventering
Incidentrapport

INSTÄLLNINGAR

Användare
Behörighet
Egna grupper

Säkra uppgifter

Under ”Portalmenyn > Säkra uppgifter” kan känsliga uppgifter skrivas in, t ex inloggningsuppgifter, som ska skyddas av kryptering.

Uppgifterna är grupperade efter formulär och om de används för kunds räkning eller för intern hantering

”FÖR KUNDS RÄKNING”

Avser uppgifter som organisationen behöver för att kunna administrera kunders system eller dylikt.

”FÖR INTERN HANTERING”

Avser uppgifter som organisationen använder internt.

Skapa egna formulär

Skapa egna formulär för de olika typer av uppgifter som organisationen behöver ha tillgång till. Ett formulär byggs upp av ett godtyckligt antal fält som vart och ett namnges och kan markeras för kryptering.

Tilldela åtkomst

Varje formulär har separata inställningar för vilka användare och grupper som ska få åtkomst till de okrypterade respektive krypterade uppgifterna. Det finns även en inställning för om uppgifterna ska raderas automatiskt efter ett valfritt antal dagar.

Endast användare med åtkomsträttighet kan läsa uppgifterna, och för att läsa de krypterade uppgifterna måste användaren först avkryptera dem genom att skriva in sitt lösenord. Det finns möjlighet att aktivera tvåfaktorsautentisering för avkrypteringen.

Låt systemet styra
användaren rätt

Anonymisering

Anonymiseringsfunktionen i WorkCloud fungerar som en automatisk gallringsrutin. Nedan får du information om vilka uppgifter som anonymiseras samt instruktioner för hur du går tillväga i respektive modul när du vill anonymisera personuppgifter i WorkCloud.

Kunder

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. Under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” kan du ställa in så att kunder alltid anonymiseras direkt vid raderande, alternativt att anonymisering sker ett visst antal dagar efter raderande.

Anonymiseringsinställningar för kunder hittar du även i modulen för kundregister (”Kundregister > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera kunder vid raderande eller anonymisera kunder efter (antal dagar)”).

Vid anonymisering av kunder ersätts samtlig information om kunds personuppgifter med ”Anonymiserad” och kundnummer ersätts med siffran noll (0) i samtliga kopplingstabeller.

Kontaktpersoner

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. Under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” kan du ställa in så att kontaktpersoner alltid anonymiseras direkt vid raderande, alternativt att anonymisering sker ett visst antal dagar efter raderande.

Anonymiseringsinställningar för kontaktpersoner hittar du även under ”Kundregister > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera kontaktpersoner vid raderande eller anonymisera kontaktpersoner efter (antal dagar)”.

Vid anonymisering av kontaktpersoner ersätts samtlig information om kontaktpersons personuppgifter med ”Anonymiserad”.

Kundkontakt

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Kundkontakt”, ställa in så att gammal kundkontakt anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Vid anonymisering av kundkontakt tas kund och kontaktperson bort från kundkontakten. Dessutom försvinner även eventuella kommentarer i kundkontakten.

Ärenden

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Ärenden”, ställa in så att avslutade eller raderade ärenden anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Anonymiseringsinställningar för ärenden hittar du även i modulen för ärendehantering (”Ärendehantering > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera avslutade/raderade ärenden efter (antal dagar)”).

Vid anonymisering av ärenden tas kund, kontaktperson och information om slutkund bort från ärendet. Dessutom rensas kommentarer, arbetsrapporter, anteckningar, kundkonversationer.

Arbetsorder

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Arbetsordrar”, ställa in så att avslutade eller raderade arbetsordrar anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Anonymiseringsinställningar för arbetsordrar hittar du även i modulen för arbetsordrar (”Arbetsorder > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera avslutade/raderade arbetsordrar efter (antal dagar)”).

Vid anonymisering av arbetsordrar tas kund, kontaktperson och information om slutkund bort från arbetsordern. Dessutom rensas extra kostnader, e-post och kundinformation samt kommentarer, arbetsrapporter, kundkonversationer.

Offert

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Offerter”, ställa in så att avslutade eller raderade offerter anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Anonymiseringsinställningar för offerter hittar du även i modulen för offerthantering (”Offerthantering > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera avslutade/makulerade/raderade offerter efter (antal dagar)”).

Vid anonymisering av offerter tas kund och kontaktperson bort från offerten. Eventuell information om den som godkände offerten tas också bort. Dessutom rensas den e-postadress till vilken offerten skickades samt kommentarer, anteckningar och kundkonversationer. Logg för när offerten visades töms också på e-postadresser.

Projekt

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Projekt”, ställa in så att avslutade eller raderade projekt anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Anonymiseringsinställningar för projekt hittar du även under ”Projekthantering > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera avslutade/raderade projekt efter (antal dagar)”.

Vid anonymisering av projekt rensas titel, kundinformation och information om slutkund, såsom extra kostnader och e-postadress. Betalplaner anonymiseras. Dessutom rensas namn och beskrivning på delprojekt samt kommentarer på samarbetspartnerinbjudan och övriga kommentarer, arbetsrapporter och kundkonversationer i projektet.

Serviceärenden

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Serviceärenden”, ställa in så att avslutade/raderade serviceärenden anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Anonymiseringsinställningar för serviceärenden hittar du även i modulen för serviceärenden (”Service > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera avslutade/raderade serviceärenden efter (antal dagar)”).

Vid anonymisering av serviceärenden rensas titel, kundinformation och information om slutkund. Dessutom rensas kommentarer, arbetsrapporter och kundkonversationer i ärendet

Order (fakturaunderlag)

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du alla olika moduler i panelen till vänster och en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Order”, ställa in så att gamla fakturaunderlag anonymiseras per automatik ett visst antal dagar efter att de blivit fakturerade eller raderade.

Anonymiseringsinställningar för ordrar hittar du även direkt i Order-modulen (”Order > ikonen för Inställningar i övre högra hörnet > Anonymisera gamla/raderade order efter (antal dagar)”).

Vid anonymisering av order rensas all koppling till kund. Dessutom rensas samtliga kommentarsrader och kommentarer på fakturan.

Logg

Loggar för händelser anonymiseras per automatik efter trettio (30) dagar. Vid anonymisering av dessa loggar försvinner IP-nummer samt e-postadress och kopplat användarnamn i klartext.

Övriga loggar, t.ex. logg över att en användare loggar in eller eventuella felkoder, tas bort efter tre (3) månader.

Anställda (användare)

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Användare”, ställa in så att anställda som raderats anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Vid anonymisering av anställda rensas alla personuppgifter. Dessutom töms samtliga fritextfält efter angivet antal dagar från raderandet.

Tidrapporter

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Tidrapporter”, ställa in så att gamla eller raderade tidrapporter anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Vid anonymisering av tidrapporter rensas all koppling till anställd samt kommentarer efter angivet antal dagar.

Avvikelser

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Avvikelser”, ställa in så att gamla eller raderade avvikelser anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Vid anonymisering av avvikelser rensas all koppling till anställd samt kommentarer efter angivet antal dagar från raderande.

Utlägg

När du är inloggad i portalen i Workcloud (Portal) ser du en ikon för inställningar längst ner i vänstra hörnet. I tabellen under ”Inställningar > GDPR > Anonymisering” går det att, vid ”Utlägg”, ställa in så att gamla eller raderade utlägg anonymiseras per automatik efter ett visst antal dagar.

Vid anonymisering av utlägg rensas all koppling till anställd och kund. Dessutom rensas beskrivning av utlägget.

Kundvård & relationer

Bristande kommunikation och saknad information är oftast huvudorsaken till att kunderna känner sig missnöjda. Med hjälp av WorkCloud kan ni effektivisera ert arbetssätt och kommunikationen med kunderna samtidigt som ni minskar administrationen. Exempelvis kan ni skapa konversationer med era kunder direkt i systemet för att snabbt klara upp olösta frågor.

Enligt undersökning lägger vi cirka 30 minuter eller mer på att leta information – varje dag? Det blir nästan 3 veckor på ett år! Har du råd med det?