Ärendehanteringssystem

Skapa ärenden både åt dig själv och dina kollegor. Sätt deadline, välj ansvarig person, skapa arbetsbeskrivning, ärendefiler och följ kommentarerna för att få en bra översikt.

Överblick över ärenden

Ärendehanteringssystem med översiktsvy som ger dig direkt information om vilka ärenden du ansvarar för, när de förfaller och om de är försenade. Du kan även se vilken prioritet de har, deras status/deadline och om det inkommit några externa kundkonversationer.

ärendehanteringssystem ärendehantering
Workcloud-ärendehantering-grupptilldelning

Tilldela ärende till en grupp

Skapa egna supportgrupper och tilldela användare till de olika grupperna. När du tilldelar ett ärende till en grupp så skickas det ut en förfrågan till samtliga användare som ingår i den valda gruppen med förslag om att ta över ansvaret för det ärendet. Om företaget har flera kontor kan du skapa en grupp för varje kontor och bestämma vad de har tillåtelse att göra och vilken information de kan ta del av.

Ärendestatus, Prioritet & Typer

Alla organisationer har sina egna sätt att hantera och benämna ärenden. Därför kan du skapa egna ärendestatus, prioriteringar och typer som är anpassade till din verksamhet. Det gör att du får en bättre överblick och sortering av alla ärenden, vilket minskar risken för att ärenden hamnar på efterkälken.

Workcloud-ärendehantering-status-prio-typ

Ärendehanteringssystem
för mindre administration

Anpassade formulär

Skapa checklistor eller andra typer av formulär som ska fyllas i. Formulären går att anpassa hur du vill och varje användare kan skapa hur många formulär som helst samt koppla dem till vilken modul som helst. Du har möjlighet att skapa egna fält och välja mellan olika typer så som: textfält, sifferfält, dropdown med ett/flera alternativ, checkbox med ett/flera alternativ, datumfält, bild. Dessutom kan du välja egen struktur för formuläret samt förhandsgranska det för att se hur det kommer att se ut vid ifyllnad. 

Skärmavbild 2020-01-02 kl. 12.03.38
Skärmavbild 2020-01-02 kl. 12.10.39

Kundåtkomst via Kundportalen

Om du skapar en inloggning för en kund/kontaktperson kan denne själv lägga upp nya ärenden hos er och få åtkomst till sina befintliga ärenden. 

Kunden kan även ges åtkomst till sina ärenden via en krypterad länk, utan inloggning till Kundportalen.

Du väljer om det ska skapas en inloggning för kunden i Kundportalen eller ej.

API-integrering

Möjlighet att skapa API-nyckel för koppling mellan hemsidan och ärendehanteringssystemet.

Kundomdömen & bekräftelsetexter

Skriv era egna bekräftelsetexter som mailas ut som standard till kunder vid olika händelser, såsom vid registrerat ärende, ny kundkonversation eller avslutat ärende.

Låt kunderna ge omdöme samt kommentar i samband med att ett ärende färdigmarkeras. Denna funktion går att aktivera/inaktivera per ärende.

wc-arbetsrapport-filer

Arbetsrapport, Dagbok & Filer

I arbetsrapporten noterar du utfört arbete, tider samt eventuella avvikelser. En smidig finess är möjligheten att automatiskt skapa fakturaunderlag direkt från arbetsrapporten. I den digitala dagboken noteras dagens påbörjade, pågående och avslutade arbeten. I dagboken kan du även registrera avvikelser och hinder samt knyta foton och dokument till aktuellt datum. Funktionen för att ladda upp ärendespecifika filer underlättar dokumenthanteringen för ärendet.

Tidrapportering & Fakturering

Arbetade timmar och eventuella avvikelser rapporteras på ett smidigt sätt utan krångel. Du fyller endast i nedlagd tid och eventuell fakturerbar tid eftersom det mesta redan är förifyllt baserat på det aktuella ärendet. Du har möjlighet att automatiskt skapa fakturaunderlag när tidrapporteringen fylls i, vilket underlättar de administrativa sysslorna och minskar risken för missade fakturor.

Alla ärendets fakturaunderlag finns samlade i en egen vy för att lätt kunna granskas och godkännas av projektledare. De godkända fakturaunderlagen kan automatiskt skickas till ett faktureringsprogram, t ex Fortnox.

wc-tidrapportering-fakturering
workcloud-handelselogg-kommentarer

Händelselogg & intern kommentarsfunktion

I händelseloggen kan du hålla koll på vad som händer i exempelvis ett ärende, service eller projekt utan att behöva leta efter informationen. Den visar nämligen varje händelse som ägt rum i modulen i fråga. Behöver du exempelvis information från någon kollega kan du tagga denna och skriva en kommentar via den interna kommentarsfunktionen. Kommentarer syns också i händelseloggen.

Kundvård & relationer

Med hjälp av WorkCloud kan ni effektivisera ert arbetssätt, era samarbeten och kommunikationen med kunder och samarbetspartners. Ett sätt att minska administrationen är till exempel att era kunder loggar in på Kundportalen i WorkCloud där de själva kan lägga upp ärenden och se status på ärenden som ni valt att visa i kundportalen.

Enligt undersökning lägger vi cirka 30 minuter eller mer på att leta information – varje dag. Det blir nästan 3 veckor på ett år! Har du råd med det?

bli-uppringd-popup-iphone

Bli uppringd

Kontakta oss

Kom ihåg att inte uppge några känsliga personuppgifter som t.ex. personnummer eller lösenord m.m. För mer information se vår integritetspolicy.

Telefon

Mail

Fjärrsupport

Denna webbplats använder cookies för att säkerställa att du får den bästa upplevelsen på vår webbplats, vilket du accepterar genom att fortsätta att använda webbplatsen.