Meny

Projektverktyg för enklare projekthantering

Projektverktyg för att skapa projekt med olika delmoment och uppgifter. Koppla olika personer till olika projekt, skapa arbetsorder, rapportera tider, ladda upp projektspecifika filer, håll koll på projektets budget och skapa deadlines för varje delmoment och olika status för varje projekt.

Projektverktyg för projektplanering med överblick

Tidslinjen ger dig en smidig helhetsöverblick över alla projekt och deras delprojekt och enskilda uppgifter, med status, start- och slutdatum. Du kan på ett enkelt sätt redigera delprojekt & uppgifter direkt från översiktsvyn utan att behöva lämna den.

Kanbanvy – strukturera projekten i olika faser

Med hjälp av kanbanvyn i projektverktyget kan ni strukturera alla projekt genom att lägga in dem i olika faser eller kategorier som ni själva skapar i inställningarna. Exempelvis ”Pågående”, ”Planerade projekt”, ”Interna projekt”, ”Inväntar leverans”, osv.

Skapa projekt & sätt upp mål

När du skapar ett projekt lägger du till en kund och kontaktperson från kundregistret och eventuell slutkund. Därefter väljer du projektledare, projektansvarig, typ av projekt, budget samt deadline. Om du har återkommande typer av projekt finns möjligheten att skapa projektmallar som du enkelt läser in när nya projekt skapas. Till varje projekt och delprojekt kan du ladda upp relevanta filer; t ex ritningar, foton, scheman.

Delprojekt, uppgifter, deluppgifter

Presentationen och utformningen av delprojekten och dess uppgifter möjliggör ett lättöverskådligt och effektivt projektarbete. Flytta runt delprojekten hur du vill, skapa uppgifter till delprojekten direkt i kanbanvyn, flytta uppgifter mellan delprojekten, tilldela uppgifterna till olika projektdeltagare, skapa deluppgifter till dina uppgifter, m.m.

Är ett delprojekt mer prioriterat än ett annat? Lägg den först och markera dess uppgifter med ”Hög prioritet”. Ni bestämmer själva hur ett projekt och dess delmoment ska se ut.

Ekonomisk översikt & kalkylerad respektive nedlagd tid

Hämta kostnader utifrån personalens rapporterade tider, manuellt angivna kostnader eller automatiskt hämtade kostnader från Fortnox och få en ekonomisk översikt av projektets lönsamhet.

I samband med registrering av ett projekt kan du välja om tidrapporter ska tas med i ekonomiska beräkningar samt ange kostnaden för varje arbetad timme. Du får dessutom en snabb överblick av kalkylerad respektive nedlagd tid.

Enkelt projektverktyg för smartare projektplanering

Få koll på helheten & koppla in externa samarbetspartners

Skapa delprojekt, uppgifter som tillhör dem och tilldela delprojektsansvarig och delprojektsdeltagare. Medan ditt team fokuserar på sitt arbete, har du full koll på helheten genom att följa upp förbrukad tid, status och teamets framgångar.

Om det finns externa samarbetspartners kopplade till ett delprojekt, kan ni bjuda in dem till projekthantering i WorkCloud genom att ställa en förfrågan som de enkelt kan svara på via en länk som mailas ut. På så sätt kan ni och samarbetspartnern kommunicera med varandra och med slutkunden på ett effektivt sätt och vara säkra på att alla får den information de ska få. Alla konversationer finns dessutom sparade för framtida referens. En ytterligare fördel är att det blir enkelt att dela alla slags filer.

Med hjälp av behörighetsgrupper ställer ni själva in vilken information era samarbetspartners och kunder får ta del av och vilka de kan kommunicera direkt med.

Roller & riskanalys

Tilldela projektdeltagarna olika roller så att du får en samlad överblick under fliken ”Projektdeltagare”.

Finns det olika risker med projektet? Anteckna och ta fram åtgärder för dessa under fliken ”Riskanalys”. Sätt en ansvarig för risken så att denne kan vidta åtgärderna. Risken och dess åtgärder omvandlas till en uppgift för den ansvarige.

Arbetsorder & Ärendehantering

Du skapar enkelt arbetsordrar och ärenden som innehåller all information som den som ska utföra arbetet behöver. Arbetsordern har en lättöverskådlig vy där all viktig information presenteras på ett enkelt och tydligt vis. Bifoga de filer arbetet behöver, t.ex. materialspecar, ritningar och arbetsinstruktioner.

Den som utför arbetet kan fylla i en arbetsrapport alltefter arbetets fortskridande, vilket ger dig som administratör en utmärkt överblick över de arbeten som utförs. Du ser enkelt hur långt de pågående arbetena har kommit och vilka som är avslutade eller ännu inte påbörjade.

Tidrapportering & Projektdagbok

Rapportera arbetade timmar och eventuella avvikelser på ett smidigt sätt utan krångel. Du fyller endast i nedlagd tid och eventuell fakturerbar tid eftersom det mesta redan är förifyllt baserat på det aktuella projektet. Du har möjlighet att automatiskt skapa fakturaunderlag när du fyller i tidrapporteringen, vilket underlättar de administrativa sysslorna och minskar risken för missade fakturor.

Med den digitala dagboken kan du rapportera dagens påbörjade, pågående och avslutade arbeten samt registrera avvikelser/hinder. Du kan även knyta foton och andra filer till aktuellt datum för att få en komplett dokumentation. Skulle det uppstå extra kostnader kan du lägga till dem direkt i dagboken.

Händelselogg & intern kommentarsfunktion

I händelseloggen kan du hålla koll på vad som händer i exempelvis ett ärende, service eller projekt utan att behöva leta efter informationen. Den visar nämligen varje händelse som ägt rum i modulen i fråga, samt interna kommentarer. Behöver du exempelvis information från någon kollega kan du tagga denna och skriva en kommentar via den interna kommentarsfunktionen.

Kundvård & relationer

Med hjälp av WorkCloud kan ni effektivisera ert arbetssätt, era samarbeten och kommunikationen med kunder och samarbetspartners. Ett sätt att minska administrationen är till exempel att era kunder loggar in på Kundportalen i WorkCloud där de själva kan lägga upp ärenden och se status på ärenden som ni valt att visa i kundportalen.

Enligt undersökning lägger vi cirka 30 minuter eller mer på att leta information – varje dag. Det blir nästan 3 veckor på ett år! Har du råd med det?